Как закончить официальное письмо

Деловая корреспонденция в большинстве своем переселилась в электронное пространство. На пересылку бумаг классическим способом нет времени. Электронные письма долетают в секунду. Поэтому не торопитесь их отправлять. Продумайте схему, оформление, тему и цель. Важно правильно не только начать официальное письмо, но и завершить его. Грамотная концовка оставит у получателя нужное впечатление, побудит к действию. Подскажем, как правильно закончить письмо делового характера, дадим понятные примеры вам в помощь для разных ситуаций.

Что нужно указать в финале делового письма

Финальная часть содержит несколько важных составляющих, каждая из которых играет определенную роль в бизнес-сфере.

Завершающая строка

Сообщение обязательно должно включать короткое предложение, которое обеспечит переход от тела письма к концовке. Здесь уместно выразить благодарность за время, которое тратит на вас получатель письма. Можно заверить в своей открытости для общения в перспективе. В зависимости от назначения переписки, вносят информацию об ожидаемом ответе или призывают к определенному действию.

Заключение

Официальный стиль предполагает, что в заключении отправитель пишет «С уважением», «Всего наилучшего» и аналогичные фразы. Исключение – если отправитель и адресат близко знакомы. В таком случае можно будет написать «До встречи», «Берегите себя», «До связи» и т.д.

ФИО отправителя

Впервые обращаясь к получателю, в подписи нужно указать полностью ФИО. Если уже давно ведете переписку, достаточно имени и отчества либо просто имени. Никаких псевдонимов, если только вы не используйте его официально вместо своего имени.

Должность, название компании

После ФИО укажите свою должность и полное название компании. Это необходимо, чтобы получатель письма не спутал вас с кем-то.

Контактные данные

Понятно, что получатель и так знает ваш e-mail, но этого недостаточно для деловой переписки. Дополнительно укажите рабочий телефон, ссылку на профиль в чатах для общения.

Другие ресурсы

Можно добавить ссылку на свой профиль или сайт компании, продвигаемую страницу, портфолио, публикацию в блоге. Любой ресурс, который имеет отношение к вам, будет полезен.

Вкратце мы описали, как завершить официальное письмо. Осталось подробнее разобрать, что написать в завершающей строке и концовке. Примеры помогут направить ваши мысли в нужное русло.

Имиджевая составляющая

У получателя письма должно сложиться позитивное впечатление от делового общения. Поэтому в заключении нужно продемонстрировать лояльность компании, уважение к адресату. Ниже приведем список стандартных фраз. А далее – концовки деловых писем с учетом назначения, цели переписки.

• Всегда рады сотрудничеству
• Обращайтесь, если возникнут вопросы
• Надеемся на перспективное сотрудничество
• Будем рады работать с вами
• Надеемся увидеть вас в рядах наших партнеров
• Если остались вопросы, позвоните или напишите
• Благодарим за сотрудничество
• С искренним уважением
• Сообщите, если вам нужны дополнительные сведения
• С благодарностью
• Спасибо за рекомендации
• Спасибо за ваше время
• В ожидании встречи на следующей неделе
• С нетерпением ждем от вас следующих шагов
• Очень признательны за желание сотрудничать
• Искренне благодарим за проявленное внимание
• С теплыми пожеланиями
• Желаем всего самого лучшего
• Всего хорошего
• Удачи
• В знак признательности
• С добрыми пожеланиями
• Большое спасибо
• Еще раз благодарю
• Благодарю за внимание
• Спасибо за помощь в вопросе
• Благодарю за рекомендацию
• С признательностью

Концовка письма по холодным продажам – не самая простая задача даже для гуру в сфере маркетинга. Предлагаем вашему вниманию несколько примеров, с помощью которых вы мотивируете клиента на дальнейшее общение с вами.

• Если хотите больше узнать, как наша компания может быть вам полезна, напишите или позвоните в удобное вам время. Буду ждать вашего ответа.
• Есть ли у вас время для 10-минутной беседы во вторник, 14:00? Дайте мне знать, как с вами удобнее связаться, чтобы не нарушать рабочий график.
• Найдется ли у вас 10 минут свободного времени, чтобы обсудить, как мы можем помочь вашей компании. Если да, укажите подходящее вам время для связи.
• Было бы замечательно выслушать ваше мнение по поводу новой стратегии, продукта для вашей компании. Найдется ли у вас 15 минут для дискуссии на этой неделе?
• Если вы хотите детально узнать об этом продукте (услуге), я буду рад потратить полчаса на ответы по всем вашим вопросам. Дайте мне знать, если у вас остались вопросы и вы желаете провести более детальную беседу.

Завершение письма по follow-up продажам важно продумать так, чтобы даже после нескольких неудачных попыток переписки вы достигли желаемого результата. Такие сообщения – обязательный элемент в стратегии холодных продаж по email.

• Если я могу с вами вести переговоры, подскажите день и время, когда с вами удобно созвониться. Если нет, кого бы вы мне рекомендовали для дискуссии?
• Могу я говорить с вами по этому вопросу? Если нет, не могли бы вы мне подсказать подходящего человека, ответственного за принятие таких решений? Жду вашего ответа.
• Мне бы хотелось занять всего 20 минут вашего времени, чтобы представить перспективы возможного сотрудничества. Можем ли мы наметить дискуссию по телефону?
• Поделитесь, пожалуйста, мыслями относительно моего предложения. Буду рад представить вам краткий обзор по телефону и ответить на любые ваши вопросы. В какое время будет удобно вам позвонить для краткой беседы?
• Дайте мне знать, когда у вас будет возможность просмотреть представленную информацию и созвониться со мной для обсуждения по этому вопросу. Буду рад ответить на любые вопросы, которые у вас могут возникнуть.

Концовка послепродажного письма или, как его еще называют, письма-приветствия для нового клиента должна мотивировать адресата на прочное и длительное взаимодействие с компанией.

• Еще раз благодарю за то, что выбрали наш бренд. Если у вас возникли вопросы или нужна помощь – дайте знать. Мы сделаем все возможное, чтобы убедиться в положительном опыте использования нашей продукции.
• Если случайно столкнетесь с какими-то недостатками в качестве продукции, сроках доставки, в чем-то другом – вы всегда можете связаться с нашей службой поддержки по электронной почте или телефону.
• Если вы хотите больше узнать о нашей продукции, смело связывайтесь со мной или любым сотрудником службы поддержки в любое время. Мы всегда на связи, чтобы помочь всем, чем можем.
• Буду рад услышать, что вы думаете о нашей продукции, а также о том, что мы можем еще предложить вам. Если у вас есть вопросы, ответьте на это письмо. Я всегда буду рад помочь.
• Благодарим за внимание к нашему продукту (услуге). Мы всегда рядом и готовы выслушать все ваши вопросы, пожелания. Если нужна помощь или у вас есть идеи, или даже просто хотите поздороваться, оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Как завершить официальное письмо по клиентскому обслуживанию так, чтобы человек не отвернулся от компании? Воодушевить связаться по любым вопросам, сомнениям или проблемам. Убедить, что вы всегда готовы помочь, выслушать, понять. Но главное – обеспечить качественную поддержку.

• Я свяжусь со специалистами сервисной службы и вернусь к вам в течение получаса с подробным ответом. Скажите, если у вас есть и другие вопросы, комментарии, решения, которые я могу обсудить со специалистами для вас.
• Мы рады помогать нашим клиентам получать лучшее от нашей продукции. Если есть еще вопросы, которые мы можем для вас решить, напишите.
• Пожалуйста, дайте нам знать, если вы все еще не можете воспользоваться нашим продуктом (программой), чтобы мы помогли вам найти решение и убедились, что вы полностью довольны приобретением. Еще раз благодарим за обращение, мы всегда на связи.
• Мы здесь чтобы ответить на любые ваши вопросы и предложения. Чувствуйте себя свободно, задавая вопросы сотрудникам службы поддержки по телефону или в мессенджере.
• Будем признательны, если вы сможете оставить отзыв на нашей странице в социальной сети, чтобы помочь другим покупателям, попавшим в вашу ситуацию. Благодарим еще раз за обращение, будем рады ответить на любые вопросы.

Концовка письма с извинениями в адрес недовольного клиента дается нелегко. Нужно сохранить положительный имидж компании, отбросить личную неприязнь и составить максимально тактичные, грамотные с психологической точки зрения фразы. Обязательно нужно повторно приносить извинения и заверять адресата, что его терпение и понимание очень ценны для вас.

• Позвольте еще раз поблагодарить за ваше терпение и тактичность. Пожалуйста, свяжитесь с нашей службой поддержкой, если что-то снова пойдет не так. Наши сотрудники всегда будут рады помочь.
• Я ознакомился с перепиской между вами и службой поддержки. Могу заверить, что ошибки с нашей стороны больше не повторяться. Если я еще могу чем-то помочь сейчас, дайте знать.
• Спасибо еще раз за вашу лояльность к нашей компании и внимание к деталям. В качестве извинения за неудобства мы предлагаем вам скидки на продукцию на длительный период. Если у вас есть еще замечания или вопросы по нашим продуктам, обращайтесь в любое время.
• Благодарим за понимание. Мы учли ошибки и сделаем все, что в наших силах, чтобы больше не разочаровать вас. Если у вас есть еще пожелания или вопросы, всегда рады выслушать вас, помочь.

Примерно так выглядит завершение официального письма, если речь идет о маркетинге. В других сферах руководствуйтесь общими принципами. Иногда нужно придумать персональную концовку с учетом контекста, развития ситуации. Выбирайте нужную интонацию и слова так, чтобы клиент всегда был на высоте. От грамотного завершения письма зависит, будет ли получатель обращаться снова. Вне зависимости от вашего настроения, учитесь оставлять у адресата положительные впечатления от переписки с вами. Такой навык пригодится в любой сфере бизнеса и в жизни.